CONTACT US

​​Office: +371 26824428

DarbaVieta, Rūpniecības iela 30,

Rīga, LV-1045

info@ideahouse.lv

CREDENTIALS

SIA IDEA HOUSE

Address: Hospitāļu 36-18,Rīga, LV1013

Reg nr.: 40103265647
VAT nr.: LV40103265647
Bank: AS Swedbank
SWIFT: HABALV22
Konts: LV33HABA0551027209184

FOLLOW US HERE

FOLLOW US HERE

10 lietas, kas jāievēro, lai izdotos pasākums

 

 

Pirms mēneša iDEA HOUSE events vadītāja Unda Krieviņa, kas jau 13 gadus darbojas konferenču biznesā, no kuriem 8 gadus vada iDEA HOUSE events, viesojās brančā pie Latvijas Pilsoniskās alianses.  Pasākumā dalījās ar 10 padomiem, ko aicinām ievērot, lai pasākums noritētu veiksmīgi, apmeklētāji būtu apmierināti un arī pašiem būtu gandarījums par padarīto. Šajos desmit punktos daži no Jums uzzinās ko jaunu, bet kādam atgādinās zināmas, bet varbūt nedaudz piemirstas nianses.  
 

 
1. Pasākuma mērķis  
Pirmā vienmēr ir ideja, un neatkarīgi no tā vai jūsu iecerētais ir starptautiska konference ar vairākiem simtiem dalībnieku auditorijā, vai seminārs 15 cilvēku auditorijai,  taču, lai veiksmīgi realizētu ideju, ir jāuzdod sev trīs galvenie jautājumi:
·       Kāpēc rīkojam šo pasākumu?
·       Kāpēc šis pasākums būtu jāapmeklē?
·       Kas ir mūsu auditorija, ko vēlamies uzrunāt?  
Atbildes uz šiem jautājumiem atvieglos Jūsu tālāko pasākuma plānošanu - saturu, formātu, norises vietu  u.c.
 
 
2. Saturs un formāts.  
Kad nodefinēts pasākuma mērķis un kas būs Jūsu auditorija, var sākt domāt par pasākuma saturu: cik daudz lektorus uzrunāsiet, kas piedalīsies diskusijās, kādas tēmas vēlaties redzēt lektoru prezentācijās, kas attiecīgi izkristalizē kādus nozares pārstāvjus uzrunāsiet. Svarīgs organizatoru uzdevums ir pārliecināties, lai lektoru prezentācijas nebūtu to pārstāvēto uzņēmumu pašreklāma. Protams, ir saprotami, ka izvēlētā uzņēmuma pārstāvis vēlas parādīt sevi no labākās puses, taču nedrīkst aizmirst par kvalitatīvu un interesantu prezentāciju saturu, kas uzrunās Jūsu auditoriju.
Pasākuma formāts dabīgi izveidojas attiecīgi no izvēlētā pasākuma mērķa un auditorijas. Vai tas būs neformāls, ļoti formāls, apaļais galds utt.
Ja plānojat pasākumu par radošu tēmu, iesakām pielāgot arī vidi. Ne vienmēr klasiskais konferences izkārtojums “zāle, krēsli, skatuve, lektori” būs atbilstošākais pasākuma mērķim.   
 
 
3. Plāns un pārdošana.
Veidojot projekta plānu, svarīgākais ir sadalīt pasākuma organizēšanu posmos, tos sadalīt sīkākos soļos un piešķirt katram solim atbildīgo ar uzdevuma izpildes termiņu. Šādā veidā tiek ekonomēts laiks, kā arī darbi rit raitāk apzinoties, ka, piemēram, trīs mazie soļi veido vienu posmu no visa lielā projekta realizācijas. Kā arī šāds soļu sadalījums neļauj aizmirst visas smalkās detaļas, kas veido pasākumu un ļauj saprast kādi resursi būs nepieciešami.  
 
 
4. Komanda.  
Organizatoru komanda ir neatņemama pasākuma daļa, ko veido arī sponsori, atbalstītāji un moderators, kas pasākuma veidošanā un norisē spēlē ļoti lielu lomu. Ja jau projekta izveides sākuma posmā, zināt kas būs moderators un sadarbības partneri, iesakām veidot kopīgas  tikšanās, kurās varat pārspriest ieceres un kopīgi plānot kā sasniegt uzstādītos mērķus. Jo vairāk cilvēku, jo vairāk ideju! Šāda komunikācija ir arī labs veids kā veidot ilgstošus sadarbības partnerus, iespējams arī citiem projektiem. 
 
 
5. Norises vieta.  
Visiem zināms ir fakts, ka ērtākā vieta, kur organizēt pasākumu ir viesnīca. Kāpēc? Jo viesnīcas spēj nodrošināt visu primāri nepieciešamo konferencei: telpu, krēslus, tehniku, ēdināšanu. Viesnīca nav slikta variants, taču attiecīgam pasākumam ir vērts padomāt par kādu interesantāku pasākuma norises vietu. Protams, tas ir laikietilpīgs process, un mēdz būs situācijas, kad telpa šķiet perfekta, taču nav nekas no nepieciešamā tehniskā nodrošinājuma vai nav pietiekamā daudzumā krēslu, kas attiecīgi palielina izmaksas. Tomēr ir pasākumi, kad šādi ideālās telpas meklējumi attaisnojas.  
 
 
6. Auditorijas iesaiste un tīklošanās.  
Ja agrāk auditorija bija pasīvi klausītāji, tad mūsdienās pasākumu apmeklētāji grib iesaistīties un būt arī tā dalībnieki. Pieredze rāda, ka latvieša kūtrā daba bieži vien liek nobīties no jautājumu uzdošanas lektoriem, tādēļ mēs praktizējam dažādu rīku ieviešanu pasākuma norises laikā, kas veicina auditorijas iesaisti.
Mūsdienās katram ir mobilais tālrunis ar bezgalīgām aplikāciju un interneta vietņu izvēles iespējām. Mūsu personīgais favorīts, kuru pirmie sākām lietot Latvijā, ir platforma Sli.do. Šo platformu izmantojam visas konferences laikā: auditorijas lektoru novērtējumu pēc prezentācijām, ar 5 zvaigžņu sistēmu vai iespēju pievienot komentāru; ātrās aptaujas ar atbilžu izvēles variantiem, kuras aizpildot uz skatuves redzams tūlītējs procentuāls atbilžu pārsvara sadalījums; diskusiju laikā pasākuma apmeklētājiem iespējams uzdot sev interesējošus jautājumus lektoriem vai tieši otrādi, moderatora uzdotos jautājumus lektoriem varam uzdot arī auditorijai, kas arī ir pasākuma tēmas nozares profesionāļi.
 
 
7. Partneru iesaiste.  
Piesaistot atbalstītājus un sponsorus, jāņem vērā, ka izlemjot jūs atbalstīt viņi Jums ļoti uzticas. Pasākumam ir jābūt kvalitatīvam, jo tēls kādu radīsiet par pasākumu tiks attiecināts arī uz atbalstītājiem un sponsoriem. Lai no šādām situācijām izvairītos, jāuzņemas atbildība par to kādus partnerus piesaistāt. Kā jau iepriekš minēts, iesakām rīkot tikšanās, kurās kopīgi ar partneriem varat domāt kā tos interesantāk integrēt pasākumā. Baneri un skrejlapiņas ir visiem zināms un apnicis sevis pasniegšanas veids. Piemēram, partneris var: nodrošināt tiešraides stūrīti, kurā kafijas pauzēs kāds partnera  uzņēmuma pārstāvis veic īsas intervijas ar lektoriem un tās translē sociālajos tīklos; uzstādīt telefona uzlādes staciju; sagādāt kādu mazu pārsteigumu apmeklētajam ierodoties, ko saņem pie reģistrācijas galda, tā var būt arī kāda aktivitāte kafijas pauzē utt. Šādā veidā būsiet padarījuši dalību pasākumā interesantāku gan partneriem, gan auditorijai. 
 
 
8. Klientu serviss
Cilvēki nekad neaizmirsīs kā Jūs likāt viņiem justies! Klientu serviss sākas jau ar pirmo ziņu, ko izsūtat, ar pirmo zvanu, ko saņemat. Jūsu operativitāte un atsaucīgums problēmu risināšanas gadījumos ar klientiem tiks augstu novērtēts. Piemēram, pasākuma laikā būtisku lomu spēlē reģistrācijas galds, kur smaidoši un laipni tiek sagaidīti cilvēki, viņiem izstāstot pirmos soļus šīs dienas norises plānā. Pasākuma apmeklētājs jāsagaida tāpat, kā ciemiņš mājās. Ar atbalsta personālu iesakām iepriekš aprunāties - izstāstīt īsu “pamācību” klientu servisā un iedodam atslēgu uz cilvēku sirdīm - smaidu! Arī pasākuma nobeigumā atvadieties no apmeklētājiem un pasakiet paldies!
 
 
9. Pārsteiguma moments.  
Ja pirms desmit gadiem uz konferenci varēja atvest vienu ārzemju lektoru, un visi gribēja iekļūt apmeklētāju skaitā, tad šobrīd pārsteigt esošo un potenciālo auditoriju ir daudz grūtāks uzdevums. Mūsu pieredzē tās ir mazas, taču pārdomātas detaļas. Sīka dāvaniņa pie reģistrācijas, izdales materiāli ar pievienoto vērtību vienkāršu pierakstu lapu vietā, ID kartes ar funkcionālu pielietojumu. Šeit nu katram jāļauj vaļa fantāzijai!
 
 
10. Atgriezeniskā saite un aptauja.  
Nebaidieties saņemt atsauksmes gan no auditorijas, gan partneriem. Vienmēr būs kāds, kam nepatiks, taču vienmēr būs divi, kam patiks, un pat ļoti. Neļaujiet sev koncentrēties tikai uz negatīvajām atsauksmēm.
Apmeklētāju aptaujas veikšanai ir vairāki varianti. Ja tā ir maza auditorija - tas var būt papīrs un lapa, taču jārēķinās, ka cilvēki varētu būt par slinku, lai šādā veidā izklāstītu savu viedokli. Šajā situācijā var palīdzēt moderators, kas pasākuma laikā vairākas reizes atgādināt par anketu aizpildīšanu. Lielākām auditorijām tomēr iesakām aptauju veikt digitāli, atkal izmantojot kādu rīku, kā, piemēram, Sli.do vai speciāli veidotu aplikāciju pasākumam. Lielāku aptauju iesakām sūtīt nākamajās divās dienās uzreiz  pēc pasākuma, kurā iekļauti tikai svarīgākie punkti uz kuriem patiesi vēlaties saņemt atbildes. Lai atsaucība būtu lielāka, iesakām uzdodot īsus un kodolīgus jautājumus. Pēc pasākuma tipa un budžeta, aptaujas anketu aizpildīšanu var veicināt dažādas izlozes pasākuma apmeklētājiem, kas atsaukušies. Kad apkopotas visas aizpildītās anketas un esat izvērtējuši vidējo pasākuma novērtējumu, vajadzētu informēt visu organizatoru komandu, tajā skaitā moderatoru un partnerus uz vēl vienu tikšanās reizi, kurā dalaties ar iespaidiem, auditorijas pasākuma kvalitātes vērtējumu un savā starpā pārrunājat kas izdevies un pie kā nākotnē jāpievērš lielāka uzmanība.
 
 
Visi šie 10 punkti ir ļoti svarīgi veiksmīga pasākuma izveidošanā, taču pats galvenais ir atcerēties strādāt ar prieku. Veidot pasākumu ar entuziasmu! Ja tomēr procesa gaitā rodas kādi jautājumi, šaubas par pareizo izvēli, mēs priecāsimies dalīties savā pieredzē.
 

 

 

 


 

Please reload

Meklēt pēc atslēgvārdiem
Please reload

Arhīvs
Please reload